Personvernerklæring klienter
Legal Aid tar ditt personvern på alvor. Vi er behandlingsansvarlig og har ansvaret for at opplysningene som vi har om deg brukes i tråd med personvernlovgivningen.
I denne personvernerklæringen gir vi deg informasjon om hvordan vi bruker og beskytter dine personopplysninger og hvilke rettigheter du har. Personopplysninger er alle opplysninger som kan knyttes til deg som enkeltperson.
Hvorfor vi har opplysninger om deg?
Legal Aid gir veiledning og gratis rettshjelp til klienter som får juridisk veiledning og representasjon. Vi ser på sakene til klientene som tar kontakt med oss. Vi gjennomgår alle sakene vi får tilsendt. Vi har taushetsplikt. Det betyr at vi ikke har lov til å formidle noen opplysninger om deg videre til noen andre med mindre du selv ønsker det.
Hvor får vi opplysninger om deg fra?
Opplysninger som gis av deg: Når du tar kontakt med oss for juridisk assistanse, gir du oss typisk følgende opplysninger: Identitetsopplysninger, som navn, fødselsdato, statsborgerskap og DUF-nummer. Kontaktinformasjon, som bostedsadresse, epostadresse og telefonnummer. Opplysninger om ditt asylgrunnlag, som familierelasjoner, etnisk bakgrunn, religiøs oppfatning, seksuelle forhold eller seksuell orientering, helseopplysninger, genetiske eller biometriske opplysninger.
Opplysninger vi innhenter på dine vegne: Når du tar kontakt med oss for juridisk assistanse, gir du oss fullmakt for innsyn i dine saksdokumenter. Vi innhenter kun opplysningene/dokumentene som er relevante for behandling av saken din slik at Legal Aid kan bistå deg på en forsvarlig måte. Vanligvis innhenter vi opplysninger/dokumenter fra advokater, Politiets utlendingsenhet (PU), Utlendingsdirektoratet (UDI), Utlendingsnemnda (UNE), NAV, helseinstitusjoner, skoler, barnevern, organisasjoner i Norge eller kontaktpersoner.
Hvilke opplysninger vi har om deg?
Når du leverer dokumenter til Legal Aid for juridisk assistanse, oppretter vi en elektronisk sak i saksbehandlingssystemet Advisor. Opplysningene vi registrerer i Advisor er: navn, adresse, statsborgerskap, DUF-nummer, opplysninger om kontaktpersoner og sakens status i Advisor.
I forbindelse med saksbehandling registrerer vi også andre opplysninger som er relevante for vår behandling av saken din, for eksempel en oppsummering av saken eller saksdokumenter i elektronisk format. Derfor kan en sak i Advisor inneholde sensitive personopplysninger (særlig kategori av personopplysninger). I forbindelse med saksbehandling utarbeider vi brev både til deg og til myndigheter. Flere av disse brevene inneholder sensitive personopplysninger. Disse brevene lagres på Advisor.
Hvordan bruker vi opplysningene?
Her er de viktigste formålene som vi bruker opplysningene til:
- For å verifisere identiteten din. For dette formålet bruker vi identitetsopplysninger og kontaktinformasjon.
- For å gi deg juridisk assistanse. For dette formålet bruker vi identitetsopplysninger og dokumenter fra deg.
Det rettslige grunnlaget for ovennevnte formål er at du har gitt uttrykkelig samtykke til behandling av dine personopplysninger (GDPR artikkel 6 nr. 1 a, artikkel 6 nr. 1 b og artikkel 9 nr. 2 a).
Legal Aid får muntlig samtykke av deg på telefon for å lagre kontaktinformasjonen og saken din. Dersom vi skal representere deg, må du fylle ut og signere en kombinert fullmakt og samtykkeskjema.
Behandlingen av særlige kategorier av (sensitive) personopplysninger er regulert av GDPR artikkel 9 nr. 2 bokstav f, hvor behandlingen er nødvendig for å fastsette, gjøre gjeldende eller forsvare et rettskrav.
Behandling av opplysninger om andre enn klienten, f.eks. motparter og vitner, er hjemlet i GDPR artikkel 6 nr. 1 bokstav f (berettiget interesse).
Hvem deler vi opplysningene med?
Vi deler kun opplysninger hvis du samtykker til det og da deler vi kun de opplysninger du har samtykket til. Med samtykke kan vi dele opplysninger med andre virksomheter, advokater, hjelpeorganisasjoner etc. ved behov.
Hvor lenge lagrer vi opplysningene?
Opplysningene vi mottar oppbevares i arkivet vårt og i saksbehandlingssystemet vårt i maks 5 år. Vi sletter informasjon som ikke er relevant, hvis vi får inn det.
Dine personvernrettigheter
Du har en rekke personvernrettigheter. Disse kan du benytte deg av ved å ta kontakt med oss.
Dine rettigheter omfatter:
Sletting/endring av personopplysninger. Dersom du, uavhengig av status i behandlingen, ønsker å korrigere eller slette dine opplysninger imøtekommer vi dette ønsket umiddelbart. Dersom endring av opplysninger vil kunne ha konsekvenser for asylsaken eller utlendingssaken, vil vi gjøre deg oppmerksom på dette.
Informasjon. Ytterligere informasjon om hvordan vi behandler opplysninger om deg. Innsyn. Kopi av opplysninger vi har om deg.
Dataportabilitet. Be om at dine opplysninger overføres til deg eller til en annen virksomhet i et strukturert, alminnelig anvendt og maskinlesbart format.
Begrensning og innsigelse. Be om å motsette deg vår bruk av dine opplysninger. Dersom dette vil kunne ha konsekvenser for asylsaken, vil vi gjøre klienten oppmerksom på dette.
Vær oppmerksom på at disse rettighetene er gjenstand for begrensninger som følger av lov. Vi vil besvare din henvendelse så snart som mulig, og typisk senest innen én måned.
Hvis du mener at vi behandler personopplysninger urettmessig, har du rett til å klage til Datatilsynet. Vi håper at du først tar kontakt med oss, slik at vi kan vurdere dine innsigelser og oppklare eventuelle misforståelser.
Endringer i personvernerklæringen
Vi vil kunne oppdatere personvernerklæringen fra tid til annen. Du vil alltid finne siste versjon av vår personvernerklæring på nettsiden.
Kontaktinformasjon
Ta gjerne kontakt med oss hvis du har spørsmål, kommentarer eller ønsker å gjøre bruk av dine rettigheter. Du kan bruke følgende kontaktinformasjon: legalaid.trondheim@bymisjon.no
Kontaktinformasjon til personvernombudet i Kirkens Bymisjon: personvernombud@bymisjon.no